Thiết kế văn phòng nghĩa là gì?
Thuật ngữ ‘thiết kế văn phòng’ không chỉ đề cập đến các khía cạnh trang trí và chức năng của không gian làm việc – nó đã phát triển để gói gọn:
- Sự bền vững
- Công nghệ
- sức khỏe và hạnh phúc
- văn hóa công ty
Nó cũng hữu ích để lưu ý những gì không phải là thiết kế văn phòng :
- chỉ đơn giản là quyết định nơi đặt bàn và ghế
- phương pháp tiếp cận một kích thước phù hợp với tất cả
Thiết kế nội thất hiện nay được coi là một phần quan trọng và không thể thiếu trong việc tạo ra một không gian văn phòng thành công, cho dù đó là một trang thiết bị hoàn toàn mới hay một bản cập nhật của môi trường hiện tại của bạn.
Những điều cần cân nhắc khi thiết kế lại văn phòng của bạn
Có ba khía cạnh chính cần xem xét khi lập kế hoạch thiết kế không gian làm việc của bạn:
- thuộc vật chất
- công nghệ
- Nhân loại
Thuộc vật chất
Không phải nhân viên nào cũng thích hoặc hưởng lợi từ thiết kế văn phòng không gian mở, trong khi một số nhân viên sẽ nắm lấy cơ hội cộng tác với đồng nghiệp. Kết hợp thiết kế nội thất cho phép làm việc dựa trên hoạt động trong văn phòng có nghĩa là nhân viên có quyền tự do ‘bàn làm việc nóng’ tại các máy trạm khác nhau nếu họ muốn. Điều này không chỉ có thể trao quyền mà còn tăng năng suất bằng cách cho nhân viên lựa chọn nơi họ làm việc .
Một công ty thiết kế nội thất tốt sẽ hướng dẫn bạn các lựa chọn và giúp đảm bảo thiết kế bạn muốn phù hợp với văn hóa công ty và các giá trị thương hiệu và nó sẽ phù hợp với nhân viên của bạn.
Công nghệ
Nếu cơ sở hạ tầng trong tòa nhà không thể hỗ trợ việc thiết kế lại, nó sẽ không hỗ trợ nhân viên của bạn thực hiện đúng công việc của họ. Một cuộc khảo sát báo cáo rằng 85% nhân viên tin rằng họ có thể hoàn thành công việc của mình tốt hơn với công nghệ phù hợp và một cuộc khảo sát khác cho rằng chỉ 13% có quyền truy cập vào thiết bị máy tính bảng tại nơi làm việc – công cụ quan trọng để làm việc linh hoạt.
Để thiết kế lại văn phòng thành công bao gồm làm việc dựa trên hoạt động, công nghệ thích hợp cần phải được đưa vào thiết kế.
Công nghệ thực sự có thể nâng cao nội thất của văn phòng với các đế sạc không dây, màn hình cảm ứng tích hợp, các giải pháp nghe nhìn, quản lý cáp và các giải pháp nguồn điện trong bàn, tất cả đều hoạt động để làm cho văn phòng trông bóng bẩy và cung cấp các giải pháp điện năng thiết thực.
Nhân loại
Giao tiếp với nhân viên của bạn là chìa khóa để thiết kế lại văn phòng thành công, vì việc để nhân viên trong bóng tối về những gì đang xảy ra với nơi làm việc của họ sẽ sớm dẫn đến sự chán nản hoặc bực bội.
Bạn có thể muốn tạo ra một môi trường làm việc hứng khởi, với các tính năng ‘vui nhộn’ như cầu trượt, nơi làm việc mở hoàn toàn hoặc các bức tường được phủ bằng màu cơ bản to . Tuy nhiên, nếu nhóm của bạn chỉ muốn một nơi nào đó yên tĩnh để làm việc, thì tất cả những tiếng chuông và tiếng huýt sáo này có khả năng không được sử dụng hoặc tệ hơn, cuối cùng sẽ tạo ra sự bất bình trong nhóm của bạn.
Trước khi bạn bắt đầu dự án thiết kế lại của mình, hãy nói chuyện với nhóm của bạn và hỏi họ muốn gì , cho dù đây là điều gì đó đơn giản như một cuộc khảo sát hay yêu cầu họ vẽ văn phòng lý tưởng của họ. Tất nhiên là không thể kết hợp mọi thứ mà mọi người muốn, nhưng nhân viên sẽ đánh giá cao việc được trao cơ hội đóng góp.
Thiết kế văn phòng liên quan như thế nào đến văn hóa công ty
Mối liên hệ giữa không gian làm việc của một tổ chức và văn hóa của tổ chức đó đã được nghiên cứu rộng rãi, với các báo cáo khẳng định thiết kế và bố trí của một văn phòng có sức mạnh phản ánh, hỗ trợ, ảnh hưởng và thậm chí thay đổi các giá trị và nguyên tắc của công ty chiếm giữ nó.
‘Các loại’ văn hóa
Cái này hoạt động ra sao? Một sách trắng gần đây cho thấy có bốn loại văn hóa công sở và chúng có thể được nuôi dưỡng bằng các giải pháp thiết kế và bố trí khác nhau:
- một nền văn hóa “cộng tác” – được vun đắp tốt nhất bởi một không gian linh hoạt, khá cởi mở với các khu vực nhóm và không chính thức
- một nền văn hóa “sáng tạo” – cũng được hỗ trợ tốt nhất bởi một môi trường linh hoạt với bố cục hữu cơ, các khu vực nhóm không chính thức và ít không gian khép kín
- văn hóa “kiểm soát” – hoạt động tốt với tỷ lệ không gian giữa cá nhân với nhóm cao, bố cục có cấu trúc, đối xứng và không gian trang trọng hơn với mức độ bao quanh cao hơn
- một nền văn hóa “cạnh tranh” – được nuôi dưỡng tốt nhất bằng sự kết hợp giữa không gian chính thức và không chính thức, mức độ bao vây từ thấp đến trung bình và tỷ lệ trung bình của không gian cá nhân với nhóm; ngoài ra, một bố cục có cấu trúc, đối xứng
Tránh đụng độ văn hóa
Có thể sẽ ngạc nhiên khi biết rằng, bất chấp xu hướng đang diễn ra đối với không gian làm việc kế hoạch mở , mức độ bao quanh và bố cục có cấu trúc có lợi cho văn hóa trong một số loại hình tổ chức nhất định. Tất nhiên, có thể có sự pha trộn của các ‘loại’ văn hóa khác nhau hoạt động trong cùng một công ty; trên thực tế, rất có thể văn hóa của đội tiếp thị sẽ khác với tài khoản hoặc CNTT.
Để đạt được một kế hoạch thiết kế văn phòng hiệu quả cho phép tất cả các phòng ban và cá nhân phát triển trong công việc của họ, điều quan trọng là phải hiểu loại văn hóa con nào tồn tại trong nền văn hóa rộng lớn hơn của doanh nghiệp bạn. Không chắc rằng một thiết kế không gian làm việc sẽ hỗ trợ mọi bộ phận trong tổ chức của bạn.
Xác định danh tính của bạn
Tương tự, mặc dù việc tìm kiếm các thiết kế văn phòng của các tổ chức khác có thể hữu ích trong việc tìm kiếm nguồn cảm hứng chung cho chính nơi làm việc của bạn, nhưng việc rơi vào bẫy “chúng tôi muốn một văn phòng giống như của Google” có thể quá dễ dàng. Mặc dù có thể hấp dẫn khi tạo ra một môi trường sôi nổi với các phòng trò chơi và đồ nội thất hiện đại, nhưng trên thực tế, nếu văn hóa tổ chức của bạn không giống với văn hóa của Google thì việc sử dụng cùng một ý tưởng thiết kế khó có thể hoạt động.
Mục đích thực tế hơn rất nhiều là tạo ra một nơi làm việc chứa đựng tầm nhìn và giá trị của công ty bạn. Các chuyên gia thiết kế văn phòng luôn sẵn sàng để giúp bạn đạt được điều này, nhưng có một số cân nhắc có thể hỗ trợ bạn trong quá trình này.
5 tính năng thiết kế hàng đầu
1. Chiếu sáng
Ánh sáng đóng một phần quan trọng trong bất kỳ ý tưởng thiết kế nào, và không hoàn toàn vì lý do thẩm mỹ. Nó có thể có tác động đến:
- quyết định
- năng suất
- ngủ
- sức khỏe và hạnh phúc
Đèn chiếu sáng văn phòng truyền thống – đặc biệt là đèn ống huỳnh quang – nổi tiếng là giá rẻ và cung cấp ánh sáng nhân tạo kém chất lượng. Tuy nhiên, các công ty đang bắt đầu nhận ra rằng việc đầu tư vào hệ thống chiếu sáng chất lượng cao và – quan trọng là – tối đa hóa ánh sáng tự nhiên ở nơi làm việc ở bất cứ nơi nào có thể sẽ tạo ra một lực lượng lao động hạnh phúc hơn, năng suất hơn.
Để được tư vấn thêm, hãy đọc 5 mẹo của chúng tôi để có ánh sáng văn phòng tốt hơn .
2. Màu sắc
Khi trang trí không gian làm việc, không nên tùy tiện lựa chọn màu sắc; cũng không nên giới hạn trong việc xây dựng thương hiệu của công ty. Tác động của các màu sắc khác nhau có thể có đối với trạng thái tinh thần của con người đã được ghi nhận rõ ràng, vì vậy sẽ rất hợp lý khi tận dụng điều này trong môi trường làm việc.
Bạn có thể đọc thêm về cách màu sắc ảnh hưởng đến năng suất tại đây .
3. Sức khỏe và hạnh phúc
Tất nhiên, việc xem xét sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên khi thiết kế không gian làm việc đương nhiên sẽ bao gồm các yếu tố riêng lẻ như ánh sáng, màu sắc và đồ nội thất; nhưng nó cũng đảm bảo sự chú ý riêng biệt. Ví dụ, nghiên cứu mà chúng tôi thực hiện cho thấy rằng có một không gian được xây dựng có mục đích trong nơi làm việc để thư giãn là điều quan trọng đối với 1/5 người.
Mang thiên nhiên vào văn phòng có thể là một biện pháp đơn giản nhưng hiệu quả để chống lại tác động của căng thẳng liên quan đến công việc. Ví dụ như Biowalls – một xu hướng gần đây giới thiệu những bức tường thực vật vào không gian văn phòng – có thể có tác động tích cực đến sức khỏe của nhân viên bằng cách cải thiện chất lượng không khí, giảm tiếng ồn quá mức và mang lại cảm giác yên tĩnh cho văn phòng .
Cho nhân viên của bạn thấy rằng sức khỏe và hạnh phúc của họ là ưu tiên hàng đầu khi lập kế hoạch thiết kế và bố trí văn phòng – bằng cách lắng nghe nhu cầu và sở thích làm việc của họ – là chìa khóa để duy trì một văn hóa tổ chức vui vẻ và lành mạnh.
4. Nội thất
Nội thất văn phòng đã phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây và các công ty đang nhận ra lợi ích của việc đầu tư vào các sản phẩm chất lượng cao mang lại sự linh hoạt, độ bền và hỗ trợ công thái học . Công ty thiết kế đồ nội thất nổi tiếng Herman Miller đã phát triển nhiều loại đồ nội thất linh hoạt có thể được cấu hình và điều chỉnh phù hợp với yêu cầu của công ty. Cách tiếp cận mô-đun này, bao gồm tùy chọn dựng vách ngăn để tăng cường sự riêng tư cho công việc cá nhân hoặc nhóm nhỏ, mang lại cho các nhân viên sự linh hoạt khi làm việc tại bàn của nhau nếu được yêu cầu.
Lựa chọn đồ nội thất phù hợp là một phần quan trọng của bất kỳ dự án trang bị văn phòng nào – hãy xem một số đề xuất của chúng tôi tại đây .
5. Lễ tân
Ấn tượng đầu tiên về doanh nghiệp của bạn – đối với cả khách hàng và nhân viên tương lai – chắc chắn đáng để bạn phải cân nhắc nghiêm túc.
Có rất nhiều điểm nhấn trong thiết kế có thể giúp đảm bảo khu vực này tạo ra bầu không khí hoàn hảo, bao gồm:
- trưng bày nghệ thuật trên tường
- sử dụng đồ nội thất thoải mái nhưng bền
- khoe giải thưởng của bạn
- trưng bày tài liệu có thương hiệu
- sử dụng các mảng màu sáng, chẳng hạn như đỏ tươi
Hỗ trợ thiết kế có thể tạo ra sự khác biệt như thế nào
Để thiết kế và bố trí không gian làm việc của bạn phù hợp không phải là nhiệm vụ dễ dàng và một nhiệm vụ mà bạn không nên cố gắng thực hiện mà không có sự hỗ trợ từ một đối tác phù hợp có kinh nghiệm.
Tại Dale, chúng tôi có chuyên môn trong nhiều ngành và lĩnh vực, cũng như dành thời gian để tìm hiểu các doanh nghiệp và văn hóa cụ thể của khách hàng. Chúng tôi cũng cung cấp cái nhìn sâu sắc về tương lai của thực tiễn và môi trường làm việc, giúp đưa ra các quyết định quan trọng về cách bố trí và nội thất chẳng hạn.
Câu chuyện thành công
Một văn phòng được thiết kế đẹp có thể giúp giữ chân nhân viên hiện tại cũng như thu hút nhân tài mới. Ví dụ, khi chuyên gia thương mại điện tử Visualsoft đã thiết kế lại không gian làm việc của mình bởi Dale, số đơn xin việc cho mỗi vai trò đã tăng 77%.
Và khi chúng tôi làm việc với Go Outdoors, nhà bán lẻ phong cách sống ngoài trời có trụ sở tại Sheffield, ưu tiên của họ là cải thiện các thiết bị nhà bếp và nhà vệ sinh để phù hợp với nhu cầu của một nhóm mở rộng. Sự thay đổi đơn giản này là trọng tâm của việc thiết kế lại tổng thể văn phòng đã giúp tạo ra một cảm giác cộng đồng mới trong nhóm, giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng hơn và do đó hạnh phúc hơn trong công việc.
Để biết thêm ví dụ về cách chúng tôi đã hỗ trợ một loạt doanh nghiệp trong việc cải thiện môi trường văn phòng của họ, hãy xem hình ảnh trước và sau bên dưới.
